SOBA , Lavendellaan 31, 8790 Waregem
Het SOBA huren via internet
Deze manier van werken hing al een tijdje in de lucht en nu is het zo ver.
Dit wordt ons opgelegd door de Raad van Bestuur v/d EVA-vzw Ontmoetingscentra Waregem of haar aangestelde.
EVA staat voor “ Extern Verzelfstandigd Agentschap”.
Zij krijgt van de stad Waregem de toelating om de infrastructuur van alle OC’s te
beheren, te onderhouden en te verhuren als een goede huisvader.
Wil je ons wijklokaal huren dan zal je als volgt te werk moeten gaan:
1. Via een PC (Personal Computer), laptop, I-pad of dergelijke op internet gaan en je opent:
www.ontmoetingscentrawaregem.be
Dan krijg je het startblad. Hier kan je kiezen welk Ontmoetingscentrum je wil boeken.
Klik hier op en je hebt de keuze uit 6-OC’s. Klik op OC De Bilkhage als je voor ons wijklokaal kiest.
Dan krijg je de huidige lopende maandkalender te zien. Via de pijltjes ga je naar de maand (van dit of het volgende jaar) om te zien of de zaal nog beschikbaar is op de datum die je denkt te willen vastleggen voor uw activiteit.
De reeds ingekleurde items die je ziet zijn datums die al gereserveerd of definitief bezet zijn.
Wil je nu een datum aanvragen voor uw activiteit, klik dan in het vak “ Vraag jouw datum aan” en ga nu stapsgewijze verder.
Stap 1 - Zaal aanvragen. Klik dan : OC De Bilkhage SOBA aan - klik op Volgende
Stap 2 – Kies zaal. Klik dan: Zaal OC De Bilkhage – 160 personen en klik op Volgende
NB: Bij ander OC’s zijn er soms meerdere ruimtes die gehuurd kunnen worden, vandaar zou deze 2- de stap voor ons wijklokaal normaal overbodig zijn maar dit aanklikken moet gebeuren.
Stap 3 – Gegevens gebruiker of vereniging.
Klik op: Dit is mijn eerste reservatie (of ik heb al eens gereserveerd, dan heb je vroeger al een klantencode gehad die je nu kan gebruiken en hoef je al uw gegevens niet meer in te geven).
Klik op: ik vraag aan ofwel als privé persoon of als organisatie/vereniging.
Hier vul je al uw gegevens in: naam, adres, telefoon of GSM en e-mailadres.
Stap 4 – Extra informatie bij aanvraag.
Klik op: De datum(s) en aard van de activiteit.
Wil je op het datumvakje in de kalender laten zien welke activiteit je doet, vink dan dit item aan, zo niet, wordt enkel de melding “bezet” getoond.
Ook hoeveel aanwezigen er ongeveer zullen zijn en of er nog iets te melden is.
Besluit: Is alles naar wens ingevuld dan mag je op “Verstuur aanvraag” drukken.
Stap 5 – Bedankt voor uw aanvraag.
Dit zijn de eerste noodzakelijke stappen van jouw boeking.
2. De aanvraag wordt nagezien door de verantwoordelijke van het wijkbestuur.
Deze ziet na of aan alle door het OC opgelegde voorwaarden is voldaan en mag dan de aanvraag goedkeuren (of weigeren).
Gevolg hierop is dat je als aanvrager korte tijd nadien automatisch een mail zal ontvangen met volgende melding: “ Bevestiging optie verhuur zaal OC De Bilkhage (SOBA)”Hierbij wordt de datum, huurprijs en waarborg enz. vermeld.
Hier hoef je enkel via de onderstaande link, indien je met het huurvoorstel akkoord gaat, de huuroptie te bevestigen.
Of je kan echter ook op deze link een optie gebruiken om uw boeking te annuleren.
3. Eenmaal u dit voorstel hebt aangenomen en bevestigd krijg je een mail: “ Contract huur OC De Bilkhage (SOBA) “ met het huurcontract.
Dit is de Gebruikersovereenkomst (bekijk deze via de bijlage).
Pas na digitaal ondertekenen via onderstaande link is uw aanvraag volledig rond. Je hebt hier ook nog steeds de mogelijkheid uw boeking te annuleren.
4. Korte tijd later krijgt u (de aanvrager) via mail: “Vraag tot betaling waarborg voor activiteit OC De Bilkhage (SOBA)” het verzoek het voorschot van 150€ te betalen.
Dit is ofwel 15€ huur (bvb vergadering culturele organisatie/vereniging) of 60€ huur (privé persoon), 50€ voor het poetsen achteraf en het restant (85 of 40 euro) als waarborg, dus steeds tezamen 150€.
Het waarborggedeelte wordt nadien, na controle van alle gebruikte materialen en verbruik van dranken, verrekend.
Eenmaal de betaling van het voorschot gebeurd is, krijg je een mail: “ Waarborg betaald” en daarna wordt de boeking definitief bevestigd door een Mail: “ Bevestiging ondertekening contract”
5. De activiteit mag en kan nu doorgaan.
Nu dient er wel nog door de huurder telefonisch contact gemaakt te worden met de huurverantwoordelijke Mevr. Erna Lamon (tel. 056 60 44 50) voor een afspraak om vooraf nog eens het wijklokaal te bezoeken om verdere wensen te bespreken en te weten wat voorzien moet worden naar infrastructuur (bv. tafellakens, muziekinstallatie, koffiezet , enz…) zodat alles beschikbaar is op de dag van de activiteit zelf.
Dit gebeurt normaal een week voorafgaand op de huurdatum (wordt ook normaal herinnerd via mail).
6. Afhalen sleutel bij deze verantwoordelijke (na afspraak) is normaal de dag vooraf.
Het wijklokaal kan gebruikt worden.
Veel succes met uw activiteit en geniet van onze accommodatie!
7. Na de activiteit wordt de stock (dranken en zo) opgenomen, worden de gebruikte goederen gecontroleerd en genoteerd (muziekinstallatie, koffiezettoestellen, tafellakens of -rokken van aperitieftafels, gebroken glazen en/of goederen …..) en wordt de eindfactuur door onze boekhouding opgemaakt teneinde tot betaling te kunnen overgaan.
8. Deze gedetailleerde eindfactuur wordt naar uw mailadres verstuurd met het verzoek die te controleren en te betalen binnen de 14 dagen (of omgekeerd storten wij het te veel betaalde van het voorschot terug).
Hartelijk dank, Het Wijkbestuur.